Makalah: Administrasi dan Kesekretariatan Majelis Taklim
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut akar katanya, istilah Majelis Ta'lim tersusun dari gabungan dua kata; majlis (tempat) dan ta'Iirn (pengajaran) yang berarti tempat pengajaran atau pengajian bagi orang-orang yang ingin mendalami ajaran-ajaran Islam. Sebagai sebuah sarana dakwah dan pengajaran agama, Majelis Ta'lim sesungguhnya memiliki basis tradisi yang kuat, yaitu sejak Nabi Muhammad SAW mensyiarkan agama Islam di awal-awal risalah beliau.
Dalam prakteknya, Majelis Ta'lim merupakan tempat pengajaran atau pendidikan agama Islam yang paling fleksibel dan tidak terikat waktu. Majelis Ta'lim bersifat terbuka terhadap segala usia, lapisan atau strata sosial, dan jenis kelamin_ Waktu penyelenggaraannya pun tidak terikat, bisa pagi, siang, sore, ataupun malah hari. Tempat pengajarannya pun bisa dilakukan di rumah, masjid, mushala, gedung, auta, halaman (lapangan) dan sebagainya. Selain itu, Majelis Ta'lim memiliki dua fungsi sekaligus, yaitu sebagai lembaga dakwah dan lembaga pendidikan non-formal. Fleksibilitas Majelis Ta'lim inilah yang menjadi kekuatan sehingga mampu bertahan dan merupakan lembaga pendidikan Islam yang paling dekat dengan umat (masyarakat). Majelis Ta'lim juga merupakan wahana interaksi dan komunikasi yang kuat antara masyarakat awam dengan para mualim, dan antara sesama anggota jamaah Majelis Ta'lim tanpa dibatasi oleh tempat dan waktu.
Dengan demikian Majelis Ta'lim menjadi lembaga pendidikan keagamaan alternatif bagi mereka yang tidak memiliki cukup tenaga, waktu dan kesempatan menimba ilmu agama di jalur pendidikan formal. Inilah yang menjadikan Majelis Ta'lim memiliki nilai dan karakteristik tersendiri dibanding lembaga-lembaga pendidikan keagamaan Iainnya.
Mengingat pelaksanaannya yang fleksibel dan terbuka untuk segala waktu dan kondisi, keberadaan Majelis Ta'lim telah menjadi lembaga pendidikan seumurhidup bagi umat Islam.
Oleh karena itu, sangatlah penting untuk memikirkan dan memberdayakan keberadaan Majelis Ta'lim saat ini dan masa mendatang agar bisa bertahan dan terus berkembang lebih balk, serta menjadi rahmat bagi umat.
B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam penulisan makalah ini antara lain:
1. Apa yang dimaksud dengan administrasi dalam majelis taklim?
2. Bagaimana kesekretariatan dalam majelis taklim?
BAB II
PEMBAHASAN
A. Administrasi Majelis Taklim
1. Komponen Administrasi
Komponen atau unsur administrasi Majelis Ta'Iim terdiri dari:
a. Pengaturan Jamaah
Untuk mengatur ketertiban para jamaah, pengurus Majelis Ta'lim hendaknya memiliki catatan rinci tentang para jamaahnya. Selain untuk keperluan administrasi, catatan tersebut juga penting untuk tindak lanjut hubungan Majelis Ta'lim dengan para jamaahnya.
Majelis Ta'lim yang pesertanya cukup banyak dan keadaannya cukup kompleks, mungkin agak sukar dilakukan pencatatan yang intensif. Jadi, cukup dilakukan pencatatan yang penting-penting saja. Misalnya saja, catatan untuk jamaah yang memerlukan bimbingan lebih lanjut atau peserta yang memerlukan pendekatan-pendekatan tertentu.
Hal terpenting dalam administrasi jamaah adalah daftar hadir atau data-data jamaah. Bila perlu, Majelis Ta'lim membuat statistik kehadiran jamaah di setiap pertemuan.
b. Pengaturan Mualim
Pengaturan mualim diperlukan untuk kelancaran program Majelis Ta'Iim. Tidak saja diperlukan untuk mualim yang akan mengajar, tetapi juga untuk jamaah. Hal ini dimaksudkan agar kegiatan pengajaran bisa berjalan secara bergilir, teratur, dan terisi sebagaimana mestinya. Jauh-jauh hari sebelumnya, para mualim harus mengetahui giliran mengajar beserta topik bahasannya agar ia dapat bersiap sebaik-baiknya.
Pengurus yang baik adalah pengurus yang bisa memilih topik atau materi ta'lim yang diperlukan jamaah, dari memilih mualim yang sesuai dan berkenan di hati para jamaah. Sudah semestinya pengurus Majelis Ta'lim memelihara dan mengembangkan hubungan yang baik dan akrab dengaa mualim. Faktor-faktor manusiawi perlu dipertimbangkan, semisal honorarium atau transportasi mualim yang bersangkutan. Bila perlu, dilakukan penjemputan dengan kendaraan yang dimiliki oleh Majelis Ta'lim, pengurus Majelis Ta'lim atau jamaah secara sukarela dan dilakukan secara bergilir.
c. Pengaturan Materi Ta'lim
Program pengajaran adalah rencana pelajaran yang dibuat secara berkala, seperti tahunan, enam bulanan dan sebagainya. Termasuk dalam program pengajaran adalah materi, mualim, jam pelajaran dan sebagainya.
Agar pengajaran di Majelis Ta'lim bisa berkembang dengan baik dan rapi, perlu juga dilakukan pembuatan diktat atau makalah. Dalam hal ini, sesuai program pengajaran yang telah disusun, para mualim diharapkan bisa membuat semacam diktat, buku panduan ataupun makalah, sehingga para jamaah mempunyai catatan untuk mengulang atau menelaah di rumah.
d. Pengaturan Sarana/Peralatan
Sarana ataupun peralatan Majelis Ta'lim pada umumnya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Alat pengajaran, yaitu alat yang langsung mendukung kegiatan pengajaran (ta'lim), seperti pengeras suara, alat perekam, papan tulis (whiteboard), dan sebagainya;
2) Perlengkapan, yaitu perabot yang diperlukan dalam kegiatan ta'lim, semisal meja, kursi, alas tikar, mimbar, mesin ketik, komputer, dan sebagainya;
3) Bahan administrasi, yaitu barang yang dimiliki Majelis Ta'lim yang biasanya tidak tahan lama atau sering habis dalam waktu singkat, seperti kertas, kapur, spidol, tinta, pensil dan sebagainya.
Sarana ataupun peralatan Majelis Ta'lim tersebut perlu diinventarisasi dan dicatat dalam sebuah buku atau catatan yang biasanya disebut dengan daftarinventaris.
e. Pengaturan Tempat
Pengaturan tempat perlu dilakukan dengan sebaik mungkin agar Majelis Ta'lim bisa berlangsung dengan lancar. Kegiatan yang termasuk dalam pengaturan tempat misalnya adalah penyediaan kursi, bangku, tikar, mimbar, pengeras suara, alat perekam, dekorasi dan lain sebagainya. Begitu pula hal-hal yang menyangkut kebersihan dan penyediaan konsumsi perlu diatur dengan sebaik-baiknya agar tidak mengganggu kelancaran kegiatan pengajaran (ta'lim).
Untuk itu, perlu dilakukan pembagian tugas di antara pengurus untuk mengatur tempat kegiatan ta'lim atau bisa juga menunjuk satu atau beberapa orang yang bertugas mempersiapkan tempat ta'lim dengan sebaik-baiknya.
2. Pedoman Administrasi Anggota
Anggota majelis taklim perlu diadaftarkan dan didata agar majelis taklim memiliki catatan dan data yang jelas tentang jumlah anggota, pitensi yang dimiliki, kuantitas, dan kualitasnya sehingga suatu saat dapat diberdayakan, baik untuk menjadi pengurus majelis taklim maupun juru dakwah dalam masyarakat dan menjadi aktivis berbagaibidang kegiatan lainnya. Untuk pendaftaran dan pendataan anggota dab jamaah majelis taklim ini, perlu dipersiapkan dan disediakan berbagai sarana dan perlengkapan administrasinya sebagai berikut.
1. Formulir Keanggotaan
Pengurus majelis ttaklim perlu mempersiapkan formulir keanggotaan majelis taklim yang sudah dicetak Secara seragam, yang terdiri atas:
a. Formulir Surat Permohonan Keanggotaan (SPK), yaitu blanklo isian yang telah dibakukan.
b. Formulir Ikhtisar Penerimaan Pendaftaran (IPP), yaitu blanko isian dengan kolom-kolom untuk mencatat data pokok para pemohon kenaggotaan atau jamaah majelis taklim.
2. Buku Induk Keanggotaan
Buku Induk Keanggotaan (BIK) harus ada pada setiap majelis taklim. Pencatatan anggota daln BIK dilakukan antara lain oleh sekretaris atau wakilnya, sesuai dengan isian formulir IPP.
3. Perlengkapan Lain
Perlu ada perlengkapan lainnya seperti: stofmap, map berjepit, dan file holder untuk menyimpan formulir-formulir dan data-data lainnya yang berkaitan dengan anggota dan pengurus majelis taklim.
4. Kartu Tanda Anggota (KTA)
Setelah seseorang diterima secara resmi menjadi anggota atau jamaah majelis taklim, maka kepadanya diberikan KTA sebagai bukti sah keanggotaan majelis taklim.
3. Administrasi Keuangan
1. Pembuatan Anggaran
Setiap setahun sekali pengurus majelis taklim melaksanakan musywarah kerja untuk menyusun, antara lain, p[rogram kerja tahunan sekaligus anggaran penerimaan dan pengeluaran tahunan majelis taklim yang disesuaikan dengan program yang akan dilaksanakan.
2. Pengeluaran Uang
Pengeluaran uang harus diatur sedemikian rupa agar lebih terkendali, tertib, dan terartur, antara lain:
a. Setiap pengeluaran dilaksanakan oleh bendahara majelis taklim atas persetujuan ketua atau yang mewakilinya.
b. Setiap pengeluaran harus disertai dengan bukti-bukti administratifnya.
c. Selain kas kecil, seluruh uang majelis taklim disimpan di bank konvensional.
d. Bendahara majelis taklim membuat pedoman dan kebijakan pengeluaran uang majelis taklim untuk pembiayaan operasional, program majelis taklim, dan urusan lainnya.
3. Pembukuan
Setiap majelis taklim harus memilik pembukuan keuangan yang jelas, transparan (terbuka), dan dapat dipertanggungjawabkan. Penerimaan dan pengeluaran uang majelis taklim harus melalui proses mekanisme pembukuan. Pembukuan majelis taklim dapat diperiksa oleh akuntan public dan dijadikan bahan, antara lain untuk penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan majelis taklim oleh pengurus dalam musyawarah yang dilaksanakan.
B. Kesekretariatan Majelis Taklim
Sekretariat sangat diperlukan karena merupakan pusat kegiatan atau jantungnya majelis taklim. Sekretariat majelis taklim meliputi:
1. Kantor Sekretariat
a. Kantor secretariat majelis taklim perlu memiliki sebuah ruangan khusus untuk kegiatan secretariat, penyimpanan dokumentasi, arsip, tempat menerima tamu, mempersiapkan berbagai kegiatan, dan sebagainya.
b. Perlengkapan secretariat sekurang-kurangnya: papan nama, bendera majelis taklim, bendera merah putih, lambing Negara, foto presiden dan wakil presiden, foto ketua dan sekretaris majelis taklim, duaja majelis taklim, dan tanda-tanda pengenal majelis taklim lainnya.
c. Perlengkapan kantor, antara lain computer (lengkap), telepon, faksmile, serta alat tulis dan kantor (ATK).
2. Administrasi Sekretariat
a. Buku agenda surat masuk (BASM) untuk mencatat surat-surat masuk.
b. Buku agenda surat keluar (BASK) untuk mencatat surat-surat keluar.
c. Buku tamu (BT) untuk mencatat tamu yang dating ke kantor.
d. Buku notulasi rapat (BNR) untuk mencatat hasil-hasil rapat.
e. Buku inventaris (BI) untuk mencatat seluruh imventaris milik majelis taklim.
f. Buku kegiatan dan kejadian (BK2) untuk mencatat hal-hal atau kejadian yang berkaitan dengan kegiatan majelis taklim.
3. Atribut
Atribut atau tanda pengenal majelis taklim terdiri atas lambing/symbol/logo majelis taklim, stempel/cap, insinye (lencana, pin, bras) dan badge, bendera dan duaja, papan nama, pakaian seragam, lagu mars dan hymne.
a. Lambang/symbol/logo
Setiap majelis taklim perlu memiliki lambang/symbol/logo mejelis taklim, yang ditetapkan oleh musyawarah pengurus dan perlu mendapatkan persetujuan jamaah majelis taklim.
b. Stempel/cap
Setiap majelis taklim perlu memiliki cap untuk keprluan surat keluar, surat keputusan, surat mandate, laporan pertanggungjawaban kegiatan, laporan keuangan, dan lainnya yang berbentuk lingkaran, yang terdiri atas lingkaran dalam dan lingkaran luar.
c. Papan nama
Papan nama majelis taklim dipasang disetiap kantor secretariat majelis taklim, baik dengan tiang penyangga, atau digantung ditembok. Papan nama majelis taklim perlu ditentukan ukurannya, semisal 30 x 100 cm, warna dasarnya hijau tua, warna lambing, dan warna tulisannya kuning emas.
d. Bendera
Bendera majelis taklim dibuat dari kain berwarna hijau tua, berbentuk persegi panjang dengan proporsi ukuran 2:3, dilengkapi dengan lambing majelis taklim yang dibawahnya tertulis. Bendera ini harus dipasang di depan dan di dalam kantor secretariat.
e. Pakaian seragam
Sebaiknya, masalah pakaian seragam majelis taklim ditentukan oleh musyawarah pengurus untuk dipakai, termasuk oleh jamaah pada setiap acara resmi. Adapun mengenai warna, model, dan motif disesuaikan dengan keadaan dan kebutuhan majelis taklim.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Administrasi majelsi taklim meliputi komponen administrasi, pedoman administrasi anggota dan administrasi keuangan. Komponen administrasi antara lain pengaturan jamaah, mualaim, materi, sarana, dan tempat. Sedangkan pedoman administrasi anggota meliputi formulir keanggotaan, BIK, perlengkapan lain, dan KTA.
Sekretariat sangat diperlukan karena merupakan pusat kegiatan atau jantungnya majelis taklim. Sekretariat majelis taklim meliputi kantor kesekretariatan, administrasi kesekretariatan, serta atribut majelis taklim.
B. Saran
Demikian makalah ini kami buat, mohon maf tentunya makalah ini jauh dari kata sempurna, untuk itu Kami selaku penulis dengan senang hati menerima masukan saran dan kritik dari pembaca demi untuk menambah keilmuan bagi penulis agar dapat memperbaiki makalah kami ini.
DAFTAR PUSTAKA
Muhsin MK (2009). Manajemen Majelis Taklim. Jakarta: PUSTAKA INTERMASA
Penamas Dramaga (24 September 2010). Majelis Taklim. Diakses pada 10 April 2019. http://penamasdramaga.blogspot.com/2010/09/majlis-taklim_24.html
Syukron Tabarokallaahh👍👍👍👍
BalasHapus